Convierta los planes y los objetivos en acciones con una clara priorización

• Utilizar la matriz Importante/Urgente para priorizar y organizar los objetivos.
  Una vez fijados los objetivos, pasar a la acción y saber qué objetivos priorizar por encima de otros puede ser un proceso difícil.
• La matriz Importante/Urgente divide los objetivos en cuatro cuadrantes -importantes y menos importantes, o urgentes y menos urgentes- y puede ayudar a establecer prioridades.
• Los consejos para crear la matriz incluyen limitar el número de elementos en cada cuadrante y tomar como referencia tanto los objetivos personales como los profesionales.

Al analizar el establecimiento de objetivos, el uso de un calendario de objetivos o de objetivos SMART (inteligentes), y los beneficios de algunas actividades básicas como crear tiempo para la percepción y la reflexión, y asegurarse de anotar los resultados. Todo esto es importante. Sin embargo, soy tan consciente como cualquiera de que esto no nos impulsa automáticamente a alcanzar estos objetivos.

Así que, una vez que hemos definido y fijado nuestros objetivos, los hemos clasificado en categorías a corto, medio y largo plazo, y hemos comprobado la compatibilidad de los objetivos en diferentes periodos de tiempo,

¿Cómo convertimos estos objetivos y planes en acción?

Muchos describen haberse quedado atascados en este punto, independientemente de que conozcan la importancia de ponerse en marcha y de lo apasionados que estén por el resultado. Peor aún es el caso de quienes tienen tareas que deben completarse pero no poseen un entusiasmo claro ni por las tareas ni por los resultados, ya que tal vez sólo sean medios para un fin. Esto suele deberse a que hay demasiadas demandas que compiten por su atención. En consecuencia, existe una necesidad imperiosa de priorizar los objetivos para despejar el camino hacia esos primeros pasos y, en última instancia, hacia el logro.

A menudo utilizo la analogía de un escritorio desordenado (tal vez, lo confieso, porque es un desafío continuo mantener el mío ordenado) y la necesidad, metafórica y mentalmente, de despejar los elementos extraños con el fin de centrarse en una cosa a la vez para hacer las cosas. Para algunos, la necesidad es literalmente la de despejar su escritorio, dependiendo del estado de su espacio de trabajo real en contraposición a su espacio mental de objetivos.

Cuando nos encontramos en la fase de descubrir y establecer objetivos, animo a pensar de forma expansiva. Nada es demasiado inalcanzable ni demasiado extravagante para ser considerado. De hecho, es importante ampliar el pensamiento en este punto para no acabar con objetivos demasiado influenciados por las expectativas de los demás o las normas aceptadas, pero la etapa de la acción no es momento para un abanico tan amplio de posibilidades.

Desarrollar prioridades con la matriz Importante/Urgente

Una forma de ordenar y desarrollar las prioridades es utilizar la Matriz Importante/Urgente. Esta matriz, más útil en la vida diaria que la original, deriva de la Matriz de Eisenhower que, a su vez, procede del Principio de Eisenhower: que hay dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes; los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes.

Si bien esto pudo ser cierto para el Comandante Supremo de las Fuerzas Aliadas y presidente de los Estados Unidos, rara vez lo es para el resto de nosotros. De hecho, las primeras matrices de Eisenhower se desglosaban en: hacer, decidir, delegar y eliminar. Esto es conciso y aliterativo, pero puede ser más útil si ya estás en la cima de un árbol organizativo.

Para el resto de nosotros, el gráfico actualizado más útil se divide en cuadrantes de: importante y menos importante, o urgente y menos urgente. Antes de que te preocupes por el etiquetado de tales absolutos, recuerda que esto es sólo una herramienta para ayudarte a avanzar.

Para rellenar la matriz, puede ser tentador extraer nuestras prioridades de nuestra lista de objetivos a corto plazo, ya que parece obvio que debemos hacerlos antes. Si bien esto es parcialmente cierto, también debemos extraer los objetivos a medio y largo plazo de forma selectiva, ya que con ellos en mente podemos dedicar tiempo a la planificación y la preparación que sientan las bases de los objetivos a más largo plazo.

A menudo verás estos elementos en el cuadrante importante pero no urgente. Aunque esta herramienta debe personalizarse en función de las necesidades y circunstancias individuales, a continuación se ofrecen algunas pautas para la primera vez que se crea y se utiliza.

Creación de la matriz

• En primer lugar, limite el número de elementos en cada cuadrante. No hay un número ideal, pero debería experimentar con lo que le funciona a usted y con el tipo de tareas que está tratando de completar. Intenta limitarte a entre cuatro y ocho elementos y comprueba qué es lo que mejor te funciona.
• En segundo lugar, mantén los objetivos laborales y personales en la misma matriz. De este modo, no ignorarás inadvertidamente uno por el otro.
• En tercer lugar, ten cuidado con las distracciones externas o las prioridades de los demás, tanto al crear tu matriz como una vez que esté en marcha. Si no tienes cuidado, pueden impedirte completar tus tareas prioritarias seleccionadas en favor de completar las suyas. Las emergencias o los problemas de seguridad (tuyos o de otros) son una excepción obvia.
• En cuarto lugar, esta matriz no está grabada en piedra. No sólo cambiará a medida que se completen las tareas, sino también cuando se reciba nueva información y cambien las prioridades. Lo ideal es revisarla a diario.
• En quinto lugar, prepárate mentalmente, aunque no programes el tiempo, para las emergencias imprevistas, de modo que no te den gato por liebre cuando se produzcan.

Utilizar la matriz

• En primer lugar, reserve tiempo en su día para la lista del cuadrante I, importante y urgente, pero no deje que esto domine todo su tiempo. Aunque esto no sea posible todos los días -todos hemos conocido días en los que apagar incendios y cumplir con los plazos inmediatos es lo único para lo que tenemos tiempo- esto es, sin embargo, clave. Debes reservar tiempo durante el día y la semana para los elementos del cuadrante II, importantes pero no urgentes. Esto hará avanzar tus objetivos a largo plazo y más amplios, y te dará tiempo para la planificación estratégica y la toma de perspectiva.
• En segundo lugar, los elementos del Cuadrante III son inevitables, pero sé tu propio policía, contrólalos, redúcelos al mínimo, fíjate en si te están quitando tiempo y encuentra la forma de limitarlo.
• En tercer lugar, elimina el Cuadrante IV en la medida de lo posible. Si hay algunas que deben hacerse, o las encuentras totalmente irresistibles, úsalas como recompensa, prográmalas en una franja de tiempo muy limitada y pon una alarma para que te recuerde cuándo han terminado.
• En cuarto lugar, no hagas varias cosas a la vez. No hay peros que valgan. Todos los estudios demuestran que trabajamos con menos eficacia cuando lo hacemos.

Traducción y adaptación para PsicologosMyS.Com desde: Psicología Hoy.